Merci pour votre travail et votre organisation ! C’est la classe !
Je me permets de faire suivre ce mail à mes collègues en cas de compléments. @Nicole, peux-tu répondre au point 5 ? @Benjamin, peux-tu répondre au point 4 ? Pour tous, pouvez-vous répondre au point 10 ?
Pour les autres éléments, vous trouverez mes réponses ci-dessous. Attention : un des orateurs vient de nous avertir de son absence. De ce fait, nous devons revoir le programme ! Merci de laisser en stand-by les points se rapportant au programme et aux impressions.
Pour certains points, comme les cadeaux, je dois m’accorder avec Sam. Nous le ferons dès son retour de vacances.
Comment gérons-nous les personnes présentes non-inscritesa. Paiement cash vs Twint vs autre b. Caisse (physique) et gestion du fond de caisse si paiement cash
è Par expérience, on a toujours des gens qui viennent s’inscrire le jour même et parfois en cash. Il serait bien de prévoir une petite caisse avec un fond de caisse. Je t’envoie des QR code twint.
Combien de salles annexes nécessaires ?a. Définir l'installation des salles b. Définir le nombre de place par salle c. Définition des besoins pour les salles annexes (Beamer, nombre de chaise, matériel spécifique) è Nous avons besoins de deux salles. La première pour les présentations du matin (environ 100 personnes). Une deuxième pour le défi des étudiants (50 personnes). Il est difficile de savoir qui va assister au défi ou au restes des présentations, mais avec une salle de 50 personnes (si possible) on sera large je pense. è Pour les deux salles : beamer, micro (2x), raccords ordinateurs, haut-parleurs et un présentoir pour les orateurs. Il serait bien d’avoir deux ou trois tables à l’arrière de la salle pour les organisateurs et modérateur. Ça permet de prendre des notes et préparer les questions. è Si une troisième petite salle est disponible, nous pourrions l’utiliser comme QG pour les organisateurs. Cela permet de réaliser l’administratif, se retrouver au calme, …
Quelle disposition pour la salle plénière ?a. Besoins particulier de la salle plénière ? è Prévoir une salle capable d’accueillir 100 personnes. Pour les chaises c’est égal (en arc de cerle, par rangée, …) ; au mieux pour que l’ensemble des visiteurs puissent entendre et voir au mieux. Et comme dit plus haut : avoir des tables en fond de salle pour les organisateurs.
Inscriptionsa. Comment gérer les inscriptions des tickets multiples (par. ex. Karine Volken) au niveau du nom des inscrits ? è Actuellment, je ne sais pas. Il faut qu’on se coordonne avec B. Orange et S. Zund pour être certain concernant ce type de billet. Je reviens vers toi avec ce point ou B. Orange peut peut-être te répondre. b. Qui sont les participants au défi (nom, prénom) è B. Orange va te répondre. La liste n’est pas encore définitive. c. Y’a-t ’il un modèle/ligne graphique à respecter pour les badges ? è Pas spécialement, je t’envoie par post les anciens modèle si tu veux t’en inspirer. Nous avions mis notre « logo » JRRCP, Nom, prénom et le service. Il faut aussi en prévoir pour les organisateurs et bénévoles lors de la journée. d. Sur quel support faut-il imprimer les badges ? è Nous avions imprimer sur du papier simple et nous les avions glisser dans les petites fourres en plastiques (que tu vas recevoir par poste). e. Est-il possible de nous faire parvenir les tours de cou ? è La post s’en charge dès cet après-midi ! Promis !
Sponsorsa. Quels sponsors seront présents avec un stand ? i. Personne de contact pour chaque stand ? ii. Liste des besoins par sponsors b. A quelle heure les sponsors ont RDV sur place ?
è Je laisse Nicole Nobs répondre à ce point, elle sera plus à même de le faire.
Traductiona. Ewan pour EN à FR b. Qui pour FR à DE ? c. Qui pour EN à DE ? d. Qui pour DE à FR ? è Je ne trouve plus son nom malheureusement, c’est une ambulancière de Bienne qui réalisera les traductions français- allemand. Pour l’allemand – anglais, je vais me renseigner si elle est capable de le faire. è
e. Quel sera la langue de présentation pour Doppmann ? Il me semble en anglais (ou allemand).